Faktoring to popularna forma finansowania przedsiębiorstw, która pomaga firmom w utrzymaniu płynności finansowej, szczególnie w sytuacjach, gdy terminy płatności od klientów są odroczone. Decydując się na zawarcie umowy faktoringowej, warto odpowiednio przygotować się, aby wynegocjować korzystne warunki i maksymalnie skorzystać z tej formy finansowania. W tym artykule przedstawiamy praktyczny poradnik, który pomoże Wam skutecznie przygotować się do zawarcia umowy faktoringowej.

Potrzeby firmy

Pierwszym krokiem, zanim jeszcze rozpoczniesz poszukiwanie odpowiedniego faktora, jest analiza potrzeb Twojej firmy. Faktoring oferuje różne korzyści, ale warto przemyśleć, które z nich są najważniejsze dla Twojego przedsiębiorstwa.

To najważniejsze pytania, jakie należy sobie zadać:

Jakie masz problemy z płynnością finansową? – Czy Twoja firma regularnie zmaga się z problemami opóźnionych płatności od klientów? A może brakuje Ci kapitału obrotowego do realizacji bieżących zobowiązań?

Jakie są typowe terminy płatności w Twojej branży? – Jeśli działasz w branży, w której terminy płatności są standardowo długie (np. 60-90 dni), faktoring może być szczególnie przydatny.

Jakie kwoty faktur najczęściej wystawiasz? – Warto wiedzieć, jaka jest wartość faktur, które chcesz finansować. Większość faktorów ustala minimalne i maksymalne limity wartości finansowanych faktur.

Ile wynosi Twój obrót? – Twój obrót roczny będzie ważny przy ustalaniu maksymalnego limitu finansowania, jaki może zaoferować faktor.

Czy zależy Ci na usługach dodatkowych? – Faktoring może obejmować nie tylko finansowanie faktur, ale również zarządzanie ryzykiem niewypłacalności dłużników (faktoring bez regresu), monitorowanie należności czy windykację. Określ, jakie usługi są dla Ciebie istotne.

Wybór odpowiedniego faktora

Gdy już wiesz, jakie są potrzeby Twojej firmy, możesz przejść do poszukiwania odpowiedniego dostawcy usług faktoringowych. Na rynku działa wiele firm faktoringowych, zarówno bankowych, jak i niezależnych instytucji finansowych. Wybór faktora ma spore znaczenie, dlatego warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii.

• Rodzaj faktoringu – Dostępne są różne rodzaje faktoringu – z regresem (gdzie to firma odpowiada za niewypłacalność dłużnika) i bez regresu (gdzie to faktor bierze na siebie ryzyko). Warto zastanowić się, który rodzaj będzie dla Ciebie korzystniejszy.
• Elastyczność oferty – Niektórzy faktorzy oferują elastyczne warunki, np. możliwość finansowania tylko wybranych faktur, co pozwala lepiej dopasować usługę do specyfiki biznesu. Inni wymagają finansowania wszystkich faktur. Ważne jest, aby dokładnie sprawdzić te warunki.
• Koszty – Faktoring wiąże się z kosztami, które mogą obejmować prowizję od każdej faktury oraz odsetki od udzielonego finansowania. Koszty te mogą się różnić w zależności od wybranego faktora, dlatego warto porównać oferty.
• Doświadczenie i renoma faktora – Sprawdź opinie o faktorze oraz to, jak długo działa na rynku. Faktor z doświadczeniem może być bardziej stabilny finansowo i lepiej radzić sobie z zarządzaniem należnościami.
• Obsługa i wsparcie klienta – Sposób, w jaki faktor obsługuje klientów, jest równie ważny. Wybierz firmę, która oferuje przejrzyste procedury, łatwy kontakt i szybkie rozwiązywanie problemów.

Przygotowanie dokumentacji

Zanim przystąpisz do negocjacji umowy, warto przygotować odpowiednią dokumentację, którą z pewnością zażąda faktor. Odpowiednio zebrane dokumenty ułatwią proces oceny ryzyka i pozwolą faktorowi na szybsze przygotowanie oferty.

Jakie dokumenty mogą być wymagane:

Sprawozdania finansowe – Faktorzy zazwyczaj proszą o sprawozdania finansowe z ostatnich kilku lat, aby ocenić kondycję finansową firmy. Ważne będą bilans, rachunek zysków i strat oraz cash flow.

Listę dłużników i faktur – Faktorzy będą chcieli zapoznać się z listą Twoich dłużników oraz fakturami, które chcesz finansować. Niezbędne mogą być także dane dotyczące terminowości spłat w przeszłości.

Umowy z klientami – Niektórzy faktorzy mogą poprosić o wgląd w umowy z kluczowymi klientami, aby lepiej zrozumieć warunki handlowe oraz ryzyka związane z niewypłacalnością.

Historia kredytowa firmy – Istotna może być również historia kredytowa Twojej firmy, zwłaszcza jeśli rozważasz faktoring bez regresu.

Inne dokumenty korporacyjne – Może to obejmować m.in. KRS, REGON, NIP, zaświadczenia o niezaleganiu z płatnościami wobec ZUS i US, a także dokumenty potwierdzające umocowanie osób uprawnionych do podpisywania umowy.

Proces negocjacji umowy faktoringowej

Po przygotowaniu dokumentacji i wybraniu faktora następuje najważniejszy moment negocjacji umowy. Zawieranie umowy faktoringowej nie jest skomplikowane, ale ważne, abyś zwrócił uwagę na kilka ważnych punktów.

Zatem co negocjować w umowie faktoringowej? Z pewnością kluczowe będą koszty związane z faktoringiem, takie jak prowizja od faktury, odsetki oraz ewentualne opłaty dodatkowe. Warto porównać oferty i negocjować te stawki.

Faktor ustali też limit finansowania, który będzie zależał od wielkości Twojej firmy oraz wartości faktur. Upewnij się, że limit ten spełnia Twoje potrzeby. Zwróć również uwagę, jak długo faktor będzie finansował faktury i kiedy nastąpi zwrot należności.

Umowa faktoringowa może być zawarta na określony czas, np. 12 miesięcy, lub mieć charakter odnawialny. Warto wynegocjować jak najkorzystniejsze warunki rozwiązania umowy, na wypadek gdyby współpraca nie spełniała oczekiwań.

Zakres odpowiedzialności też jest ważny. W przypadku faktoringu bez regresu faktor przejmuje ryzyko niewypłacalności dłużnika, ale warto upewnić się, jak precyzyjnie umowa reguluje tę kwestię. Z drugiej strony, przy faktoringu z regresem, firma pozostaje odpowiedzialna za spłatę w przypadku, gdy klient nie opłaci faktury. Dokładniej o tym jak powinna wyglądać umowa faktoringowa przeczytasz na stronie https://pragmago.pl/porada/umowa-faktoringowa-jak-powinna-wygladac/ – jednej z wiodących marek faktoringowych na rynku.

Wdrożenie umowy faktoringowej

Po podpisaniu umowy następuje wdrożenie jej w życie. Współpraca z faktorem wymaga regularnego przekazywania faktur, co zazwyczaj odbywa się drogą elektroniczną. Przedsiębiorstwo powinno być przygotowane na bieżącą komunikację z faktorem i dostarczanie wymaganych informacji.

Ważne aspekty po wdrożeniu umowy:

• Monitorowanie kosztów – Regularnie sprawdzaj, jakie opłaty są pobierane przez faktora, i upewnij się, że zgadzają się z ustaleniami umowy.
• Raportowanie do faktora – Faktorzy często wymagają regularnych raportów o stanie należności, a także informowania o wszelkich opóźnieniach w płatnościach.
• Reakcja na problemy z płatnościami – W przypadku opóźnień płatności od klientów, faktor może wspomagać Cię w windykacji, jednak warto na bieżąco monitorować, jak wygląda proces ściągania należności.

Przygotowanie się do zawarcia umowy faktoringowej wymaga gruntownej analizy potrzeb firmy, odpowiedniego wyboru faktora i starannego przygotowania dokumentacji. Ostateczny sukces współpracy zależy w dużej mierze od tego, jak dokładnie przemyślisz swoje oczekiwania oraz jak skutecznie wynegocjujesz warunki umowy. Warto pamiętać, że faktoring może być doskonałym narzędziem wspierającym płynność finansową, ale ważne jest, aby zawierać umowy świadomie i na warunkach, które są optymalne dla Twojej firmy.